fax+7 (495) 798-92-25
fax +7 (903) 798-92-25
Время работы: Пн-Вс круглосуточно

Как выбрать принтер в офис?

10.10.2013

Сегодня трудно представить офис, где не было бы элементарных приборов, таких как компьютер, сканер, копировальный аппарат, факс и, разумеется, принтер. Однако в отличие от принтера и копира, сканер, факс и компьютер выполняют, независимо от производителя и класса, более-менее одинаковые функции, их технологический ресурс в соотношении с ценой покупки не вызывает опасений у офисных работников.

Ведь любой компьютер в современных условиях служит примерно одинаковое время, в зависимости от стоящих задач, его можно «апгрейтить» или приобрести новый (причем покупка обойдется примерно в такую же сумму, как при покупке предыдущего, благодаря развитию технологий и постоянному удешевлению электроники), сканер не требует расходных материалов, и самое страшное, что может с ним случиться, это сгоревшая лампа. Другое дело копировальный аппарат и принтер. Это две, пожалуй, самые дорогостоящие покупки в офис, как по цене самого аппарата, так и по стоимости расходных материалов.

В этом материале будут рассмотрены основные проблемы, связанные с использованием принтера в конкретных условиях.

Проблемы принтера, которые мешают работать

При покупке любой техники для личного пользования или для работы в офисе, нужно определиться, что предстоит на нем делать в конкретном случае. Это не «открытие Америки». Об этом у вас обязательно должен спросить любой, мало-мальски уважающий себя продавец-консультант. Тем не менее, какой бы тип или бренд принтера вы не использовали, на первое место после покупки агрегата выходят следующие проблемы, которые типичны, пожалуй, для любого офиса.

Итак, жалобы звучат примерно следующие:
  • Принтер медленный, офисные работники толпятся вокруг него, перебирают чужие документы, распечатанные ранее.
  • Стоимость картриджей обходиться в разы выше стоимости покупки принтера.
  • Чтобы распечатать документ с обеих сторон приходиться переворачивать листы вручную.
  • В офисе и так много проводов, их не всегда можно вмонтировать в кабель-каналы, они валяются на полу, сотрудники постоянно спотыкаются.
  • Купили «навороченный» аппарат, думали, будет эффективнее, однако, интерфейс принтера настолько сложный, что думаем проводить среди сотрудников специальный тренинг, а на это нет ни времени, ни ресурсов.
  • Лотов для бумаги маленький. Если положить плотную пачку листов, принтер начинает «жевать» бумагу. А чтобы вытащить ее из аппарата, приходиться долго возиться. К тому же после этой операции руки грязные и не всегда их легко потом отмыть.
  • Принтер просто вышел из строя через пару месяцев. Ремонтировать по гарантии отказались с формулировкой «неправильный режим эксплуатации.
  • Сервисные центры заправляют картриджи в течение минимум одного дня. Работа офиса на это время практически парализована, так как ни счета, ни другие необходимые документы распечатать не можем.
  • Список этих неприятностей можете продолжить сами, однако если вам знаком, хотя бы один из вышеуказанных примеров, следующий материал для размышлений написан для вас.

    Принтер принтеру рознь

    На сегодняшний день существуют несколько типов печатающих устройств, отличающихся друг от друга, так сказать, как небо и земля. Это вытекает из способа печати и, как следствие, напрямую влияет на стоимости принтера и расходных материалов.

    Один из самых распространенных типов печати – так называемая «струйная» печать. Черно-белые струйные принтеры, в настоящее время почти никто не выпускает, поэтому в этом сегменте будем рассматривать только цветные. Технология печати в таких аппаратах заключается в впрыске под давлением микрокапель жидких чернил из специальных картриджей (их тип разный для каждого бренда принтера, и об этом надо помнить) на бумагу. После впрыска чернил, проходя через барабаны, чернила высыхают.

    Как правило, такие принтеры используют массу механических частей, начиная с печатающей каретки, заканчивая сушильными барабанами, защелками для картриджей и прочими элементами. А там где используется механика, там всегда есть определенный ресурс износа. Кроме того, печать на таком устройстве происходит медленно, вследствие длительного процесса (каретка двигается поперек листа, подающее устройство продвигает бумагу далее, сушильные барабаны, выполняя свою функцию, также тормозят процесс). Такие принтеры на сегодня, одни из самых низких по стоимости, однако в минусы сюда нужно записать высокую цену картриджей и их быстрый расход. Кроме того, поскольку капли чернил впрыскиваются через, так называемые дюзы (микроскопические отверстия), они частенько засоряются подсохшей краской.

    Второй распространенный тип печати в принтерах, разумеется, «лазерный». Здесь в качестве печатающего материала используется порошкообразная субстанция, которая при нагревании вплавляется в бумагу. Лазерные принтеры бывают цветные и черно-белые, работают гораздо быстрее струйных (механических частей тут меньше), расходные материалы заканчиваются не так быстро. Однако цены на лазерные принтеры на несколько порядков выше, выше потребление электроэнергии (используется технология вплавления микрочастиц, а это значит высокий расход тепловой энергии). Кроме всего прочего, самые распространенные на сегодняшний день лазерные принтеры используют только один светодиод, который в состоянии обеспечить высокую четкость только по центру страницы, тогда как по краям, четкость сокращается, благодаря тому, что луч света преломляется и вплавляет порошок не в виде четкого круга, а в виде овала. Однако для распечатки простейших черно-белых документов это идеальный вариант для офиса.

    Наконец, третий тип печати, который сейчас набирает популярность это тот же лазерный тип печати, только вместо одного лазера, в нем используется целая группа светодиодов, которые в большинстве случаях расположены неподвижно, обеспечивая высокую скорость и качество печати, благодаря минимуму механических частей. Такие принтеры еще называют LED-принтеры. Минусом таких устройств является высокая стоимость и потребление электроэнергии. Кроме того такие принтеры должны соответствовать санитарным нормам, так как они обладают высокой степенью электромагнитного излучения и могут повредить здоровью. Такие аппараты лучше устанавливать в отдельных помещениях. Добавим, что, как правило, лазерные принтеры, рассчитанные на высокую скорость, обладают сложным интерфейсом. Случись что, ремонт такого оборудования будет стоить немало, а программное обеспечение (особенно в цветных «лазерках», ведь необходима калибровка цветовых оттенков), сложным.

    Какой принтер лучше.

    Извините за банальность. Лучший принтер должен стоить соответствующих денег, при обеспечении требуемых объемах работы, при этом максимально быть простым в обслуживании и обеспечивать комфортные условия выполнения функциональных обязанностей сотрудниками. Для того чтобы соблюсти эти требования нужно провести ряд следующих мероприятий.

    Один из важнейших параметров для офиса это стоимость печати. Поэтому для начала разберитесь с ежемесячным количеством расхода бумаги по подразделениям компании. Как правило, большинство компаний состоит из отдела продаж, бухгалтерии и руководства. Минимум по одному принтеру должно приходиться на одно подразделение в фирме. Но какой принтер кому?

    Если отдел продаж потребляет бумаги больше, то руководство, предположим, меньше (не царское это дело, печатать, задача руководства подписывать уже напечатанное). Соответственно, в отделе продаж должен быть установлен принтер, который делает стоимость печати одной страницы меньше.

    В зависимости от специфики предприятия, отдел продаж, распечатывает документы (счета, акты, счета-фактуры, договоры и прочее). Причем, исходя из штата сотрудников, отдел продаж печатает документы с определенной частотой. Однако сколько бы сотрудников в отделе не находилось, печать документов должна производиться быстро, не отнимая время у клиентов. Поэтому при покупке принтера нужно учитывать параметры стоимости печати (включая обслуживание аппарата в сервисе и стоимости расходных материалов) и скорости печати. Для выполнения этих функций подойдет один большой монохромный лазерный принтер со скоростью печати 40-60 страниц печати в минуту или несколько аппаратов, со скоростью 20-40 страниц в минуту.

    Однако производители печатающих устройств, зачастую не указывают еще один важный параметр. Этот параметр отражает скорость печати первой страницы. Дело в том, что агрегат, прежде чем начать работу, обрабатывает данные, пришедшие с компьютера, затем подготавливает свои механизмы для работы и, только затем запускает печать. Поэтому скорость печати не всегда соответствует скорости печати первой страницы.

    А если принтер стоит на кассе? Пусть хоть 100 страниц в минуту выдает принтер, скорость печати первого листа может составлять до 10 секунд. При выборе такого варианта, недовольные клиенты и очереди вам обеспечены. А вот при печати, прайс-листов, инструкций, проспектов и прочих информационных материалов, скорость печати первой страницы уходит на второй план, обеспечивая скорость изготовления однотипных документов. Как говориться, пустил на печать 500 экземпляров и работай спокойно себе дальше. При работе в таком режиме, для пущей экономии советуем выбирать аппараты с дуплексной (то есть с двусторонней) печатью.

    Постарайтесь добиться у продавца-консультанта подробных ответов на вопросы обо всех параметрах скорости, или перед покупкой принтера самостоятельно изучите инструкцию.

    В большинстве бухгалтерий, работа протекает в спокойном режиме, печать происходит хотя и регулярно, но не в таком «бешеном» темпе. Поэтому на 5-6 человек, обычно достаточно одного лазерного принтера со скоростью печати до 10 станиц в минуту.

    Выше мы делаем акцент только на черно-белые лазерные принтеры, поскольку именно в таком варианте можно обеспечить более-менее низкую стоимость обслуживания аппарата при приемлемой стоимости расходных материалах. А если производственная необходимость требует создания красивых и ярких презентационных материалов? Разумеется, в этом случае нам понадобиться цветной аппарат, при этом отвечающий критериям экономии в эксплуатации при высоком качестве готовой продукции на выходе.

    Опять-таки, разберемся с количеством необходимых печатных материалов.

    Если отдел дизайна, печатает 2-5 страниц в день, но при этом нуждается в высочайшем качестве цветопередачи, лучше выбрать недорогой струйный принтер, а при печати использовать специальную бумагу. Здесь мы проигрываем в скорости, но если мы отдаем предпочтение качеству, то это вариант идеальный. При низкой стоимости аппарата, стоимость картриджей будет высокой. Однако при минимальных объемах, и достижении высокой цветопередачи такой вариант представляется оптимальным. А если время от времени понадобиться большой объем печатной продукции, лучше обратиться в профессиональную типографию.

    Если же напротив, ваш офис производит в больших объемах цветную полиграфическую продукцию, лучше выбрать лазерный LED-принтер, который, конечно, хотя и будет стоить гораздо дороже, но обеспечит быстрое бесперебойное производство. В этом случае также лучше выбрать принтер с функцией двусторонней печати. Кроме этого нужно помнить, что при выборе дорогого цветного лазерного принтера, вам может понадобиться или профессиональный сервис для калибровки цветопередачи и периодического обслуживания такого дорогого аппарата, или специальный сотрудник, который время от времени будет выполнять эту работу.

    Подводя итоги.

    Итак, первое, что нужно сделать при покупке принтера, определить расход бумаги в каждом из подразделений офиса. Во-вторых, нужно понять нужды каждого из подразделений офиса, согласно их профессиональным обязанностям. Третье – не постесняться, и подробно расспросить продавца о всевозможных деталях, зачастую не указанных на коробке. Четвертое, не полениться, обратится к интернету, и посмотреть отзывы на всевозможных форумах об использовании того или иного печатающего устройства.

Назад к списку новостей